ビジネスメールの書き方
新人さんに聞かれたけどうまく答えられなかったのでまとめてみます。
といっても私が別会社の時に習ったものなので、オリジナルではありません。
送り先
To, Cc, Bccの3種類があります。
Toは返信がほしい相手、Ccは見ておいてほしい相手、Bccは隠れて見てほしい相手です。
Ccには上司を入れることが多いイメージです。
このあたりの使い分けは気が向いたら追記します。
件名
「内容が分かるように」以上のことは言えません。
というのも、件名は、企業によってだいぶルールが違います...。
以前の会社では【】(すみかっこ)を多用してましたが、ﾍｲｼｬではほとんど使いません笑
本文の構成
まず本文の構成。例は社内向けの場合。
○○さん お疲れ様です。○○です。 ～～～要件～～～ よろしくお願いいたします。 ------- 署名 -------
- 宛先の名前
まず、宛先の名前を書きます。
社内なら○○さん、○○課長、各位など。
何を選ぶかは今後追記するかもしれません。
社外なら会社名 ○○様。
- 挨拶
次に挨拶＋名前を書きます。
社内ならお疲れ様です。○○(自分の名字)です。
社外ならお世話になっております。○○(自分の名字)です。
...が無難だと思っています。
- 本文
次に本文を書きます。
ここは特に指定があるわけではないので、分かりやすい文を心がけましょう。
一文が30～40字になるように、適度に改行を入れるといいようです。
- 最後の挨拶
次に締めの挨拶を書きます。
以上、よろしくお願いいたします。とかご確認をお願いいたします。とかですね。
- 署名
本文の最後には署名を書きます。
------- 会社名 部署名や役職 漢字名前 (ふりがなやアルファベット表記があると親切) E-mail 会社住所 会社電話番号 -------
...などなど記載します。
「メール 署名 デザイン」とかでググればたくさん出てくると思うので、好みのものを見つけましょう！
送信前確認
メール送信の前に指さし確認するべき7点があります。
- 宛先があっているか
- 件名がついているか
- 本文 宛先の人の名前
- 本文 挨拶「お世話になっております、○○です」的な
- 本文 最後挨拶「以上、よろしくお願いいたします」的なやつ
- 本文 自分の署名
- 添付ファイル
個人的には、これを毎回(脳内で)指さし確認していたらメールのミスほぼなかったので、結構使えると思います！
引用返信
返信の際は引用返信しましょう。
ビジネスでは、話の流れを保持しておくために引用返信が基本です。
余談ですが、私が高1の時はまだLINEがなくて、メールでやり取りしていました。
引用返信＝晒しのような感覚だったので、ビジネスでは引用返信が基本だと知って驚いたものです...
以上
また何か思い出したら書き足します～
